Saiu na mídia| Küster Machado: Gestão de informação permite mapear oportunidades de negócios

Para consolidar as informações de relatórios processuais de suas 20 áreas de atuação em um único lugar, o escritório de advocacia de Curitiba integrou a plataforma de Power BI ao seu ERP jurídico. Acabou criando uma nova ferramenta que, além de fazer uma análise preditiva a partir de sua base de mais de 30 mil processos, possibilita uma abordagem mais assertiva e estratégica na prospecção de novos negócios e na gestão da carteira já existente

Por: Gisele Ribeiro

A automação jurídica busca agregar diferentes tipos de recursos tecnológicos para aumentar a produtividade, reduzir custos, facilitar rotinas e ampliar a oferta de serviços dos escritórios de advocacia. Ela permite que atividades de suporte do advogado sejam executadas por um sistema jurídico capaz de organizar e integrar informações e processos para uma gestão mais inteligente do negócio. Tecnologias como inteligência artificial e internet das coisas, para citar algumas das mais recentes adotadas no meio jurídico, possibilitam não apenas automatizar tarefas rotineiras, mas realizar análises mais sofisticadas e assertivas, aumentando a competitividade de quem as adota.

Em 2005, o escritório de advocacia Küster Machado, de Curitiba, deu os primeiros passos rumo à Advocacia 4.0, pautada na tecnologia. Com escritórios em Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Paraná e São Paulo e representações na Suécia e na China, a empresa digitalizou toda a sua base de processos, com o objetivo de facilitar a consulta ao acervo por seu corpo jurídico. Instalou, na época, o sistema CPJ, que é uma espécie de ERP jurídico, e conseguiu otimizar o tempo no acesso a informações processuais, aumentar a produtividade, ter maior controle sobre prazos judiciais e de clientes, promover uma maior integração entre as diferentes áreas, levando a uma gestão mais coesa do escritório, fazer análise de desempenho e reduzir custos.

Em 2014, o Küster iniciou a implantação da intranet SharePoint, plataforma colaborativa que integra o Microsoft Office 365 e que centraliza o acesso às informações e aplicações da companhia. Pela intranet, advogados e demais colaboradores passaram a ter, de forma centralizada, acesso a comunicados internos e informações sobre o andamento de processos, bem como a um serviço de troca de mensagens sobre questões do escritório e casos, em um ambiente seguro e controlado. O projeto ficou a cargo da InfoWorker, empresa especializada em soluções para negócios baseadas em plataforma da Microsoft.

Segundo Filipe Küster, diretor de projetos do escritório de advocacia, à medida que a empresa foi conhecendo os recursos do Office 365, a tecnologia foi sendo adotada para outras funções, como compra de passagens aéreas e reembolso de despesas. No final de 2016, a empresa iniciou a versão 2.0 da automação de seus processos, com foco na estratégia de negócio. A empresa vende soluções jurídicas para vários segmentos e uma de suas especialidades é a gestão de volumes de processos.

DESAFIO E SOLUÇÃO

Com uma base de mais de 30 mil processos, a empresa queria centralizar o acesso às informações geradas pelos vários escritórios do Brasil e do Exterior. Até então, sempre que precisavam de alguma informação, eles tiravam relatórios separados por departamentos, em planilhas de Excel, e cruzavam os dados manualmente para, só então, fazer a análise estratégica das informações. Esse processo consumia muito tempo e nem sempre trazia o resultado esperado. Mais que isso, tirava o foco daquilo que era o mais importante, o pensamento estratégico.

Em uma conversa com a InfoWorker, sua provedora de soluções, a empresa optou por implantar o Power BI, plataforma de análise de negócios da Microsoft que poderia ser facilmente integrada ao CPJ e a outros módulos do Office 365 com o objetivo de coletar automaticamente os relatórios de qualquer departamento, fazer a consolidação dos dados e prover visualizações interativas e capacidades de inteligência de negócios a partir de uma interface simples, de modo que os usuários finais pudessem criar seus próprios relatórios, indicadores e dashboards.

De novembro de 2016 a fevereiro de 2017, dois profissionais da InfoWorker e três da Küster fizeram um levantamento dos relatórios disponíveis, das informações que deveriam ser retiradas e as que deveriam ser mantidas neles. Uma vez feito esse levantamento, a equipe conectou o Power BI ao CPJ, o que permitiria à ferramenta puxar e consolidar quaisquer quantidades e tipos de relatórios da empresa, criando os mais variados indicadores. O processo criado foi chamado de Jurimetria e acabou de se tornando uma ferramenta estratégica para a prospecção de novos negócios e a retenção e fidelização de clientes.

Küster Machado foi o primeiro escritório do Sul do país a ter o acervo completo digitalizado. Seus processos têm todas as informações de que precisa, e seus clientes, muitas vezes, não sabem o motivo que os levou a perder ou ganhar esse ou aquele caso. A Jurimetria cruza os dados dos milhares de processos da base do Küster com os de juízes e varas, permitindo estimar o percentual de perdas e ganhos dos casos a partir da análise do perfil dos juristas e dos processos por eles julgados, indicando ao advogado o caminho que ele deve seguir no caso. Um processo em que, no modo manual de análise, os advogados tinham cinco ou seis variáveis, com a Jurimetria passou a ter inúmeras. Os advogados puderam traçar vários cenários possíveis em um caso a partir das informações combinadas em gráficos. Com isso, o Küster entrou na esfera da gestão da informação.

Para os clientes da Küster com muitos processos, essa análise estratégica se traduz em valores e ajudam a desenhar negócios. Dados brutos são transformados em informação específica altamente estratégica, e isso muda o jogo na gestão de contenciosos.

Quando a fase inicial de implantação foi concluída, em fevereiro de 2017, a InfoWorker treinou um usuário-chave de cada departamento no uso da ferramenta. O objetivo foi mostrar como usar, como se conectar nas bases, como trazer as informações das bases, como montar os relatórios, como manusear os dados e montar gráficos e indicadores. Esses usuários disseminaram o conhecimento para o restante da equipe.

Terminado o treinamento, o Power BI entrou em produção, e, até o final daquele ano, a equipe envolvida no projeto foi fazendo vários ajustes, à medida que os usuários finais utilizavam a ferramenta e identificavam pequenos problemas. Verificou-se, por exemplo, que, em alguns casos, os campos que não traziam informações ou não haviam sido preenchidos, não tinham a informação na fonte ou estavam com a informação errada. No final de 2017, a implantação da ferramenta foi concluída. Pelo menos a fase do objetivo inicial. Josney Lara, diretor de negócios da InfoWorker, diz que a aplicação do Power BI na Küster está sempre em evolução, pois possibilita a criação de infinitos indicadores e, por consequência, de análise de dados cada vez mais assertivas.

Do ponto de vista de infraestrutura tecnológica, a equipe optou pelo armazenamento híbrido. Parte das informações – os relatórios brutos – estão armazenadas nos servidores locais, da Küster, e só podem ser acessados de dentro da empresa. Os relatórios consolidados no processo de Jurimetria ficam armazenados na nuvem da Microsoft e podem ser acessados de qualquer dispositivo em qualquer lugar.

RESULTADOS

O diretor de projetos da Küster diz que o escritório ainda não parou para apurar os resultados quantitativos obtidos com a Jurimetria. Mas os qualitativos são facilmente pontuados:

  • Melhor eficiência na aprovação de processos;
  • Mais tempo dedicado à elaboração de estratégias precisas para seus clientes com base na análise do comportamento dos julgadores;
  • Encantamento dos clientes com os insights obtidos com a tecnologia, que permitem uma tomada de decisão mais assertiva;
  • Aumento da confiança dos clientes com os nossos serviços, em razão da qualidade da informação que dispomos com a ferramenta;
  • Aumento da credibilidade com as informações obtidas em tempo real e de forma dinâmica, já que a maioria dos escritórios ainda trabalha com planilhas em Excel.

O KÜSTER MACHADO

 

Inaugurado em 1989 pelos primos Milton Luiz Cleve Küster e Murilo Cleve Machado, o escritório Küster Machado – Advogados Associados está entre os 15 maiores do país, segundo o ranking Maiores e Melhores da revista Exame. Oferece soluções jurídicas multidisciplinares e abrangentes nas áreas contenciosa e consultiva em mais de 20 áreas jurídicas e de negócios.

O escritório ocupa uma posição de vanguarda no uso de tecnologia e da automação. Foi um dos primeiros do Brasil a obter a certificação ISO 9001 e a investir em softwares específicos para o meio jurídico. Responsável por aproximadamente 50 mil processos e mais de 60 clientes ativos, o KM se apoia na automação para oferecer maior rapidez no atendimento e mais segurança nas informações e processos.

Seu foco é atendimento nas regionais, com capilaridade. Seus cinco escritórios (Curitiba, Londrina, Florianópolis, Blumenau, São Paulo) atendem o país todo, e as duas representações no exterior (Suécia e China) são responsáveis pelos mercados europeu e asiático. Emprega 120 pessoas, 60 das quais advogados. Desses, 60% estão no escritório há mais de 5 anos.