A eficiência do Legal Operations para o mercado jurídico brasileiro
Legal Operations (Legal Ops), ou Operações Legais tem sido um tema recorrente nos departamentos e escritórios jurídicos, o primeiro ponto que nos traz uma reflexão é se realmente estamos falando de um tema novo ou se apenas houve um movimento de reconhecimento da Gestão Legal para o âmbito jurídico brasileiro.
Neste artigo, traremos o que são Legal Operations e sua origem, bem como a eficiência como pilar do Legal Ops no mercado jurídico brasileiro.
O que são Legal Operations?
Legal Operations trata-se de uma área dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia que atuam de forma estratégica e como parceiro do negócio, suas operações transitam por diversos níveis da sua estrutura, excluindo atividades vinculadas ao exercício privativo da advocacia.
Conforme o Estatuto da Advocacia, em seu artigo 1º da Lei 8.906/1994, temos que as atividades privativas de advocacia são: “a postulação a órgão do Poder Judiciário e aos juizados especiais, bem como as atividades de consultoria, assessoria e direção jurídicas”.
Portanto, quando falamos em Legal Ops, verificamos a amplitude para transitar em todas as demais áreas que envolvam os escritórios e departamentos jurídicos, quais sejam:
- Planejamento Estratégico;
- Gestão Financeira, Otimização da Organização e Saúde;
- Gestão de Fornecedores, Tecnologia, Governança da Informação, Operações Práticas, Treinamento e Desenvolvimento;
- Gerenciamento de Projetos;
- Gestão do Conhecimento;
- Inteligência Comercial para tomada de decisões (BI); e,
- Governança.
A amplitude na atuação das operações legais em seu negócio, depende do grau de maturidade e recursos para sua implementação, o que não quer dizer que seja impossível dar início nesta área, caso não tenha os setores funcionais estruturadas.
O objetivo primordial desta área deve ser a eficiência, com foco no cliente e melhores resultados para sua empresa, portanto é de suma importância tomar conhecimento deste tema que ganhou força no Brasil a partir do final do ano de 2019.
Para a comunidade CLOC (Corporate Legal Operations Consortium), as Operações Legais são conceituadas como “um conjunto de processos de negócios, atividades e profissionais que capacitam os departamentos jurídicos para atender seus clientes com mais eficiência, aplicação de práticas comerciais e técnicas para a prestação de serviços jurídicos. As operações legais fornecem o planejamento estratégico, financeiro, gerenciamento de projetos e a experiência em tecnologia que permite profissionais para se concentrar em fornecer pareceres legais.” (http://www.cloc.org )
Para associação global de advogados corporativos, a ACC (Association of Corporate Counsel), as “Operações Legais tem como função dentro do escritório do conselho geral que assume a responsabilidade pela entrega eficiente e eficaz de serviços jurídicos para a corporação. A equipe de operações jurídicas dedicada se concentra em otimizar como as pessoas, os processos e a tecnologia são implantados, aproveitando os dados para informar a tomada de decisões e o gerenciamento de desempenho.“ (https://www.acc.com/services-initiatives/legal-operations ).
Nesta última definição, temos a tríade do Legal Operations para uma gestão, quais sejam:
· Pessoas;
· Processos; e,
· Tecnologia.
Para o desenvolvimento do departamento jurídico e escritórios de advocacias, necessário aplicação do conhecimento por pessoas, que devem ser treinadas e conhecer bem os processos para o desenvolvimento de suas atividades, com o auxílio de ferramentas tecnológicas que buscam maior celeridade e auxílio em demandas repetitivas para busca da eficiência.
Trouxemos o conceito sobre Legal Ops, porém qual foi a origem deste termo? Quais foram os motivos que nos levaram a discussões sobre o tema no país?
Qual a origem do Legal Operations?
Legal Ops tem origem norte americana, em 1990 iniciaram análise em departamentos jurídicos da gestão de risco, atuando em problemas menos complexos e na gestão de advogados externos para diminuir o custo das operações.
Entre os anos 1990 a 2000, houve maior clareza na estratégia de atuação de questões mais complexas e regulamentadas, incluindo auxílio de conselho externo com a sensibilidade para análise dos custos.
Após esse período, entre os anos 2001 a 2019, houve uma mudança para que os departamentos jurídicos fossem parceiros do negócio, avaliando questões jurídicas e comerciais de alta complexidade e o uso estratégico de automações para impulsionar a eficiência e reduzir custos.
Atualmente, a comunidade de Operações Legais internacional tem se debruçado a estabelecer a cultura de melhoria contínua, seguindo com a utilização de automações com foco na eficiência e redução dos custos, com o aperfeiçoamento da tecnologia novas soluções surgem diariamente.
Assim, também tem sido os esforços dos departamentos e escritórios jurídicos em nosso país.
A eficiência como pilar do Legal Ops no Brasil.
Quando buscamos no dicionário, verificamos que a eficiência é: “o poder, a capacidade de ser efetivo, a efetividade e a eficácia. A virtude ou característica de (alguém ou algo) ser competente, produtivo, de conseguir o melhor rendimento com o mínimo de erros e/ou dispêndio.”
Considerando isto, a eficiência para os departamentos e escritórios jurídicos estão intimamente ligados aos resultados trazidos com menor custo e maior valor de suas atividades (a escassez).
Portanto, trazer o termo eficiência como pilar do Legal Operations é a medida necessária para fortalecer o setor, sendo necessária a colaboração de toda a equipe jurídica e seus pares.
Para tanto, importante o envolvimento da equipe com os objetivos do negócio, o acompanhamento das entregas através de indicadores, padronização de processos e treinamentos, bem como o desenvolvimento das pessoas para trazer eficiência na solução de conflitos.
Atualmente, as metodologias ágeis são utilizadas para eficiência do negócio, através de:
- Organização das atividades com entregas objetivas;
- Realização de reuniões periódicas para escuta ativa e acompanhamento das entregas;
- Delimitação de prazos para o cumprimento das atividades;
- Indicação do responsável pelo projeto;
- Delimitação de valores para o cumprimento deste objetivo;
- Compartilhamento das responsabilidades; e,
- Reconhecimento com a entrega final.
Portanto, independente da ferramenta a ser utilizadas para trazer eficiência nas operações legais, o objetivo é trazer os resultados através de menor esforço e maior entrega de valor ao negócio.
Autora: Mariane Peixoto Biscaia Scarpim, advogada em Legal Ops no Küster Machado Advogados.
